Les BOI nouveaux sont arrivés (Octobre 2013). Est ce un bon cru ?

En résumé

Pour rappel, par application de l'article 289 du CGI, les entreprises doivent assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues, selon strictement 3 voies qui sont :

    • la voie 1, par la mise en œuvre de contrôles documentés et permanents établissant une piste d'audit fiable entre facture et livraison. Cette voie s'applique pour les factures papier et les factures électroniques qui ne relèvent pas des voies 2 et 3 ci-dessous.
    • la voie 2, pour les factures électroniques sécurisées par une signature électronique qualifiée et un dispositif de création de signature sécurisé.
    • la voie 3, pour les factures électroniques échangées sous forme EDI (fichier structuré complet) tel que déjà défini depuis 2003 (avec liste récapitulative et fichier des partenaires).

 

Si les décrets d'applications parus fin avril 2013 pouvaient conduire à quelques incertitudes voire inquiétudes, les BOI parus le 18 octobre 2013 ont le mérite de donner une vison assez claire et détaillée de la réglementation en France, en particulier sur les sujets suivants :

  • La voie de la signature électronique qualifiée est désormais applicable avec un certificat RGS** permettant la signature en volume par un cachet serveur.
  • Le double électronique des factures papier émises est maintenu et confirmé.
  • La voie des contrôles documentés et permanents établissant une piste d'audit fiable entre facture et livraison et assez précisément explicitée. Il est fortement conseillé de lire l'ensemble des exigences pour s'assurer que l'organisation de l'entreprise peut y faire face, au moins pour les factures papier. En effet, même si des représentants de l'administration fiscale ont exprimé oralement que la mise en œuvre de cette voie 1 ne devrait pas avoir d'impact pour les entreprises ne disposant que de factures papier, la lecture des textes indique clairement qu'en cas de non respect des exigences (et notamment sur la conservation des pièces justificatives dans leur forme originale), les factures reçues (voire même émises), papier ou électroniques, pourraient ne plus être considérées comme justificative à la déduction de TVA.
  • Le changement de forme des factures n'est pas admis pour les factures justificatives d'un droit de déduction à la TVA. Par conséquent, tout dispositif de numérisation des factures reçues (même sécurisé) ne permet pas de s'affranchir des factures papier. De même l'impression des factures électroniques reçues n'affranchit pas de conserver les factures électroniques reçues sous leur forme électronique d'origine. Ce principe s'applique aussi sur les traces des contrôles établissant la piste d'audit fiable (qu'ils soient informatiques ou papier). 
  • La voie de l'EDI est inchangée. Si elle n'est pas respectée à la lettre, l'entreprise relève alors de la voie 1 (piste d'audit).
  • Le principe de liberté de choix de la méthode de démonstration de l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité est clairement affirmé, rendant possible l'utilisation de méthodes différentes entre émetteur et destinataire. Toutefois, en contradiction avec ce principe, il est exigé que toute facture reçue signée fasse l'objet d'une vérification systématique de la signature et du certificat par le récepteur (même dans le cas où celui-ci a fait le choix de la piste d'audit). 
  • La possibilité de mandater un tiers (tiers opérateur ou client) pour l'établissement des factures émises dans le cadre d'un mandat tacite. Cette disposition est susceptible de faciliter le déploiement vers des PME qui souhaiteraient faire appel à des prestataires de service pour la dématérialisation fiscale de leurs factures.
  • La règlementation finalisée le 18 octobre 2013 est applicable à compter du 1er janvier 2013. Heureusement, le respect des dispositions nouvelles (voie 1 et 2 du 289 VII du CGI) feront l'objet d'un contrôle "bienveillant" de l'administration fiscale pour l'année 2013 seulement.

Premières Conclusions

Tout d'abord, la réglementation est désormais complète, ce qui permet à chaque entreprise de déterminer quelle est sa situation quand au respect des nouvelles dispositions.

 

Une attention particulière, et vraisemblablement une adaptation, devrait être nécessaire dans la plupart des entreprises pour respecter les dispositions de la piste d'audit fiable (au moins pour les factures papier).

 

La facilité d'émission de factures pdf simples pour des PME (ou même de plus grandes entreprises) peut les conduire à utiliser la voie 1 de façon préférentielle, d'autant qu'en pratique le risque principal sur la déductibilité de TVA se situe à la réception plutôt qu'à l'émission. Cela imposerait alors l'utilisation de cette même méthode (la piste d'audit) pour les récepteurs. C'est pourquoi les entreprises réceptrices devront se positionner rapidement sur :

  • L'adaptation de leur système d'information pour respecter les dispositions de la voie 1 (piste d'audit en réception).
  • L'acceptation, ou non, de factures électronique sous voie 1 (ce qui implique une piste d'audit fiable pour les transactions sous-jacentes).
  • L'exigence, ou pas, de données exploitables dans les fichiers de factures électroniques reçus. A ce égard, les travaux menés par le Forum National de la Facture Electronique sur un format mixte pdf + données devrait permettre un bon compromis entre les besoins des acheteurs et les possibles des fournisseurs.
  • L'exigence, ou pas, d'une signature électronique conforme (RGS** par exemple) pour les factures électroniques reçues, de façon à s'affranchir de la piste d'audit pour ces factures électroniques. Ceci implique de savoir détecter la présence d'une signature électronique et la vérifier.
  • L'exigence ou pas de fichiers électroniques structurés complets, qui sont les seuls à permettre la mise en œuvre de la voie 3 (EDI) en réception (accompagné d'un accord d'interchange).

 

De la même façon les entreprises qui émettent des factures devront s'interroger rapidement sur :

  • Leur capacité à disposer de contrôles documentés et permanents sur le cycle de vente (devis, commande, livraison, facture, avis de paiement, extrait de compte), ne serait ce que pour les factures papier. 
  • Leur capacité à produire des factures électroniques, avec plus ou moins de données associées (de la facture structurée complète de type EDI à la facture pdf simple).
  • Leur capacité à implémenter, ou non, la voie 2 avec un certificat qualifié (ou RGS**). De même pour la voie 3 EDI si elle n'est pas déjà en place.
  • La mise en œuvre rapide du double électronique pour réduire leur coût d'archivage et de restitution.

 

Comme toute entreprise émet et reçoit des factures, les 2 sujets ci-dessus se posent à tous.

 

Etant donné que la "bienveillance" de l'administration ne s'applique qu'en 2013, il reste donc 2 mois aux entreprises pour s'assurer de leur conformité à la nouvelle réglementation, notamment sur leur processus courant pour les factures papier.

Pour aller plus loin

La plupart des factures sont d'abord préparées sous forme électronique dans les systèmes d'informations des entreprises. La confirmation de la conformité du double électronique devrait favoriser son développement et pousser les entreprises émettrices à conserver les doubles des factures papier sous cette forme, signées électroniquement. Si cette signature est faite avec un certificat qualifié RGS**, ce double électronique disposera de la même sécurisation qu'une facture électronique sous voie 2. 

 

Quelle différence y aura t il alors entre une facture électronique signée sous voie 2 et un duplicata électronique de la facture papier originale qui ne serait autre que le double électronique signé RGS**.

 

Dans un autre ordre d'idée, une facture peut être constituée de plusieurs documents, à l'instar d'une facture télécom. Une facture électronique peut donc être constituée de plusieurs fichiers, contenant des informations redondantes ou complémentaires, comme un fichier pdf accompagné pour la lisibilité d'un fichier de données structurées sous format xml. On pourrait même imaginer que certains documents d'une même facture soient électroniques et d'autres papier (par exemple la page "récapitulative" en papier et le détail des communications en électronique pour une facture telecom). C'est d'ailleurs déjà un peu le cas lors de l'échange d'un flux EDI simple accompagné d'une facture papier qu'on dit "originale". C'est aussi à la lumière de l'ensemble de ces possibles que la mise en œuvre de la nouvelle réglementation va devoir s'apprécier. 

 

Et l'on va bientôt s'apercevoir que cette dichotomie et étanchéité entre facture papier et facture électronique dans un monde où les documents sont d'abord créés sous forme électronique, puis traités en réception pour nourrir des systèmes informatiques, la forme papier ne servant qu'à l'échange, est déjà anachronique. A suivre ...


Guide de lecture

Transposition Directive TVA en France - Les BOI nouveaux sont arrivés (Octobre 2013)
Premières conclusions - Ce qu'il faut retenir - Guide de lecture
Transposition Directive TVA en France - [...]
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