Votre performance passe par la Dématérialisation et l'Interopérabilité de vos processus de gestion

Processus Dématérialisés Collaboratifs : générateurs d’e-performance

Les entreprises et les organisations sont en recherche permanente d’amélioration de leur performance en travaillant sur leur compte de résultat (croissance de chiffre d’affaires, optimisation des charges) et sur une meilleure utilisation de leur capital (notamment bas de bilan, réduction des stocks, du BFR).

En parallèle, elles sont aussi soumises à la nécessité d’améliorer leur pilotage opérationnel pour produire une information de gestion fiable et quasi temps réel à destination de leurs actionnaires et du marché.

Or, une part importante du fonctionnement de l’entreprise dépend de son écosystème (clients, fournisseurs, administration, ressources humaines) avec qui elle partage largement ses processus et documents commerciaux et administratifs (notamment devis, commande, avis d’expédition et BL, facture, paiement).

Il en résulte une charge administrative importante pour réconcilier, raccrocher, valider, comptabiliser, archiver et le cas échéant retrouver ces documents qui constituent la piste d’audit fiable des transactions commerciales.

 

Si les entreprises échangent des documents, leurs systèmes d’information traitent des données. D’autre part, les processus de gestion faisant intervenir plusieurs fonctions de l’entreprise et de son écosystème, il réside une part importante de dysfonctionnement qui ne tient qu’à un manque de synchronisation entre tous ces acteurs sur l’avancement dudit processus.

 

Ainsi, la performance administrative des entreprises est dépendante :

  • de la capacité à passer facilement des documents aux données pour permettre un traitement automatisé de l’enchainement des étapes du processus,
  • de l’existence d’un espace de travail commun pour permettre une gestion synchrone et collaborative des processus de gestion,
  • de l’existence d’une gestion documentaire fiable, tracée et archivée valablement pour satisfaire aux besoins de pilotage et de maîtrise des risques de l’entreprise.

 

La dématérialisation est le point de passage obligé pour atteindre les 3 objectifs ci-dessus, et le développement du Cloud illustre qu’il est désormais naturel de partager ses informations avec son réseau social ou réseau d’affaires pour les entreprises. 

 

Tout paraît donc en place pour permettre aux entreprises de réaliser leurs gains d’e-performance et entrer dans le "business Cloud" pour :

  • réduire le coût de traitement de leurs processus
  • être plus réactif aux besoins de leurs clients et développer / fidéliser leur chiffre d'affaires
  • accélérer leurs cycles et agir sur leur BFR
  • disposer d'une information de gestion fiable, centralisée et conforme à la réglementation

Interopérabilité : le coté face de la Dématérialisation et l'affaire de tous

Toutefois, l’e-performance des processus de gestion existe depuis un certain temps au travers des solutions de dématérialisation du marché, essentiellement en continuité de l’EDI.

 

Et on constate un déploiement long, pour les raisons suivantes :

  • une grande hétérogénéité des systèmes d’information et des formats d'échange (quand ils existent).
  • un niveau très élevé d’exigence de données à échanger imposant à toutes les contreparties (notamment PME) de savoir les gérer au travers de leur propre système.
  • Un déploiement conduit autour de grands donneurs d’ordre, qui poussent à une approche sectorielle calquée sur leurs besoins. Il en résulte une multiplication des normes et des pratiques que les contreparties mais aussi les offreurs de solutions doivent gérer et interfacer.

La première conséquence est une faible adhésion des PME qui ne sont pas en capacité de répondre à cette problématique à ce niveau d’exigence, et de surcroit pour chacun de leurs clients. 

La seconde conséquence est que la plupart des projets de dématérialisation se séparent en 2 : 

Une chaîne très intégrée d’échange et de traitement des données, avec les contreparties qui « savent faire », en général peu nombreuses, mais pour une bonne concentration des flux.

Une chaîne de traitement de documents non structurés, papier ou image numérisée, avec un niveau d’intégration et d’exigence de données présentes plus faible.

Il s’agit là d'une problématique d’interopérabilité des systèmes, qui est directement dépendante du niveau de contraintes imposé par les uns sur les autres.

Or, il est possible d’atteindre un premier palier d’e-performance en réduisant ces exigences au strict nécessaire, à savoir des documents semi-structurés et quelques données d’entête et pied, en général indépendantes du secteur.

Ainsi, le partage du processus dans le Cloud devient accessible pour un grand nombre d'entreprises (notamment PME), et constitue une étape vers une intégration plus complète.

 

 


Admarel vous accompagne

15 ans d'expérience et plus d'une centaine de projet de dématérialisation des processus achats / vente réalisés ont forgé les convictions suivantes :

  • La dématérialisation des processus apporte une performance significative aux entreprises
  • Elle doit pouvoir intégrer les documents électroniques et papier (numérisation) dès le démarrage pour un traitement homogène dans l’entreprise
  • Le niveau de données exigé des contreparties sur leurs documents doit se réduire en premier lieu à ce qui est nécessaire et utilisé dans les traitements de rapprochement et de validation
  • La maximisation du déploiement en échanges électroniques nécessite d’aborder le problème du point de vue des PME, en partant de ce qu’elles savent facilement faire.
  • Enfin, la nouvelle Directive TVA, en mettant en avant la notion de piste d'audit fiable, pose un enjeu de maîtrise de la documentation administrative qui est l'occasion pour les PME de passer à un mode de gestion électronique et professionnel de leurs processus.

 

C’est pourquoi nous accompagnons à la fois 

  • les entreprises dans leur mutation vers le "Cloud Commerce" et leur recherche de performance par une gestion électronique de leurs processus
  • mais aussi des acteurs du marché qui souhaitent proposer des solutions aux PME répondant aux besoins du réseau des "e-performers"

La tête dans le Cloud ET les pieds sur Terre

Colloque AIFE 2014

Facture Electronique et Secteur Public

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